小川工業株式会社様 「楽楽電子保存」導入事例 「楽楽電子保存」で法対応の実現と業務効率を劇的向上
– 検索時間を最大24分短縮、稼働時間5%削減を実現！

業務効率が飛躍的に向上！空いた時間は他の業務に活用できるように

「楽楽電子保存」導入検討のきっかけを教えてください。

電子帳簿保存法施行を数か月後に控えた時点で、まだ社内での書類管理の仕組みが十分に整っておらず、どの書類をどのように保存すべきかが不明確で、また目的のファイルや書類を探すのに時間がかかってしまっていました。外部資料を参考にしながら、当初は内部開発で対応を進めようと考えていましたが、法律の詳細を理解する中で、サーバーの更新や万が一のトラブル対応による業務停止リスクが高いと判断しました。さらに、タイムスタンプ付与に対する不安や、開発費用と期間が予想以上にかかることが懸念され、法施行に間に合わない可能性が出てきました。これらの理由から、専用システムを導入する方が効率的だと判断し、「楽楽電子保存」の導入検討を開始しました。

導入後に課題がどのように解決されたのかを教えてください。

「楽楽電子保存」を導入したことで、社内運用が非常にシンプルになり、多くの社員が特別な知識や技術を持たなくても直感的に操作できるようになりました。導入時期が法施行の1か月前というタイトなスケジュールであったにもかかわらず、システムの設定も簡単で、短期間で操作に慣れることができ、スムーズに運用を開始できました。また導入前は、社内保管の書類を探す場合、1回あたり8分かかっていたものが1分で完了し、合計7分の時間短縮をすることができました。社外保管の書類も、以前は移動時間も含め25分を要していましたが、同様に1分で検索が完了し、合計24分の時間短縮をすることができました。これにより、1日の勤務時間の5％を他の業務や打ち合わせに活用できるようになりました。

スムーズな業務運用とデジタル化を実現

「楽楽電子保存」をお知りになったきっかけ、そして数ある電子帳簿保存システムの中から、「楽楽電子保存」をお選びいただけたポイントを教えてください。

すでに「楽楽明細」を使用しており、「楽楽電子保存」を知りました。社内でのシステム開発を検討しましたが、時間やコスト、運用の複雑さに直面し、外部システムの導入を検討することになり、資料請求を行いました。
数あるシステムの中から「楽楽電子保存」を選んだ一番の理由は、直感的な操作ができることです。多くの社員が使用するため、特別な知識や技術がなくても簡単に操作できるシステムを探しており、その点で、「楽楽電子保存」は非常にわかりやすく、多くの社員がスムーズに利用できると感じました。
さらに、AI-OCR機能が搭載されていることで、紙の書類を効率的にデジタル化できる点も魅力でしたし、タイムスタンプの自動付与も、法的要件を満たす上で非常に役立つ機能でした。
また、既に利用していた「楽楽明細」との親和性も大きな決め手となりました。システム間の連携がスムーズに行えることで、さらに効率的な運用が可能になると考えました。社内に専門の管理者を置かずに、システム運用ができる点も非常に助かっています。

丁寧で安心！導入サポートで不安ゼロ、社内定着もスムーズに！

営業担当の対応や導入時・導入後のサポート対応はいかがでしたでしょうか。

当初、電子帳簿保存法について詳しくわからない部分が多く、導入に対して不安がありました。しかし、営業担当の方がWEB面談や電話、メールを通じて何度も丁寧に打ち合わせや説明を行ってくださり、そのたびに疑問や不安が解消されていきました。
導入後のサポートについても、迅速かつ丁寧、親切な対応をしていただけたので、安心してシステムを運用することができました。また、社内プロジェクトにおいて各管理職が合意を取り付け、それぞれの部署を通じてシステムを自主的に浸透させる体制が整いました。その結果、システムの定着も順調に進みました。

まずは導入して実感！業務効率化とペーパーレスを同時に実現！

「楽楽電子保存」のおすすめポイントを教えてください。

導入に際しては、「まず悩むよりやってみること」が重要だと感じました。「楽楽電子保存」を導入することで、業務全体の工数は着実に削減され、効率化が進んだと実感できております。特に、紙での保管作業と比べて操作が非常に簡単で、保管スペースも不要になる点は大きなメリットだと感じております。さらに、導入後もサポート体制がしっかりしているので、安心して運用を進められることが魅力です。